10 pasos clave para organizar un evento con éxito

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Organización de conferencia - evento
Organización de conferencia - evento

Igual que cada evento es diferente y único, muchas veces el profesional del turismo afronta su organización de una forma distinta.

Pero aun teniendo un desarrollo particular en cada caso, el organizador hotelero u hostelero siempre debe seguir una serie de pasos que pasan por entender las necesidades del anfitrión, elegir bien las técnicas y los recursos con los que contar para llevarlo a cabo, así como velar por un buen retorno, sea en términos económicos o de marca e imagen.

Principalmente los profesionales del turismo debemos tener un claro objetivo por encima de todos los demás: conseguir un evento distintivo, una experiencia especial y única para el anfitrión y sus invitados.

El Protocolo nos ayudará y ofrecerá las herramientas adecuadas para conseguir los fines marcados por nuestro cliente según sean eventos corporativos, deportivos, convenciones, congresos o algún otro tipo de evento.

Esquema global

Organizar un evento resulta, en muchas ocasiones, más complejo de lo estimado inicialmente y requiere de mucha planificación. Habrá una serie de fases a tener en cuenta, ya que serán distintas las formas de actuar en cada caso dependiendo de la etapa del proceso en que nos encontremos:

Tanto para profesionales como a particulares que utilizan los servicios de estos establecimientos turísticos el esquema global pasará por 3 lógicas fases: un Pre-evento en el que planificar, desarrollar el proyecto y montarlo; la realización del evento, que requiere de una gran ejecución, y una fase de post-evento en que analizar sus resultados tras el desmontaje.

Comunicación, orden, organización… el Protocolo es básico y primordial para llevar a cabo nuestro evento, y poder prever cuantos más factores podamos para hacerlo llegar a buen puerto con éxito.

Mesa organizada para cena en evento.
Mesa organizada para cena en evento.

Pasos a seguir

Podemos usar esta pequeña guía básica en 10 pasos o cuestiones con la que poder no saltarnos ninguna de las cuestiones principales a la hora de organizar un evento.

  1. Escuchar activamente deseos y necesidades del cliente

Bien nos encontremos ante un evento externo, como proveedores del servicio, bien como acto propio de nuestro establecimiento u organización, escuchar inicialmente es fundamental. La escucha activa es necesaria tanto si el cliente, por ejemplo, celebra su boda en nuestro espacio, al organizar una inauguración multitudinaria de un nuevo hotel de nuestra compañía, un almuerzo empresarial entre sólo unos cuantos directivos, o para una presentación estratégica de una agencia de viajes.

  1. Fijar objetivos y un planteamiento

Creemos principal determinar la clase de evento pretendemos organizar, identificar sus objetivos a transmitir y así como el público a quienes nos dirigiremos. Observaremos si se trata de un evento institucional, empresarial,  si es privado o familiar, si quiero comunicar eficiencia en la gestión, valores, imagen de éxito, servicio personalizado, etc. Será diferente si se trata de cargos públicos, empresarios de un sector concreto, o tal vez inversores internacionales o la celebración especial de una pareja.

  1. Estrategia coordinada con los demás departamentos

Encontraremos departamentos diferenciados: Comunicación, Marketing, Relaciones Públicas, Producción, etc. aunque sus tareas son distintas, está claro, pero su enfoque deberá seguir una estrategia común para organizarse… Será principal esta coordinación y la comunicación e información entre ellos todos ellos para asegurar el éxito del evento.

  1. Contactos adecuados con organismos implicados

¿Qué organismos deseamos que apoyen nuestro evento? También será necesario identificar quienes deseamos o necesitamos que avalen o colaboren en nuestro evento. Quiénes estarán presentes en el acto que acoja nuestro establecimiento, y así también conocer la seguridad así como los servicios que hemos de prever para una correcta calidad y atención personalizada.

  1. Acción: listado de tareas a realizar

Igualmente, será principal preparar un check-list con las tareas identificadas a desarrollar en cada una de las fases organizativas de cualquier evento, es el pistoletazo de salida para la puesta en acción y la optimización de la producción.

El listado de tareas en un evento es una de las es una de las cuestiones más importantes para abordar y variará en función del tipo de evento, así como la organización que lo promueva.

Pero existirán algunos puntos comunes en todos ellos, entre los que podemos identificar: el diseño de la imagen del acto o evento; la lista de invitados al mismo; el diseño, producción y envío de invitaciones; la confirmación de asistencias; los presupuestos y fuentes de financiación; la localización y reserva del espacio así como servicios a contratar; una selección del equipo de trabajo y de proveedores; gestiones administrativas y burocráticas como permisos o seguros; organizar la documentación necesaria; elaboración de un plan de comunicación y seguridad…

Mesa para evento de éxito
Mesa para evento de éxito
  1. Personal y timing

Debemos de identificar quienes intervendrán en cada una de las tareas que hemos establecido y de cuánto tiempo disponemos para cada una de ellas. Esta será una de las cuestiones más complejas pues tendremos que hacer funcionar todos esos plazos y personas implicadas como un puzzle: cada tarea con sus participantes y a la vez cada una de ellas en los plazos de ejecución estipulados.

El incumplimiento de alguno de ellos puede generar problemas sobre otros departamentos o actores implicados, por lo que invertir un poco más de tiempo en planificar y coordinar estas cuestiones más tarde agilizarán el trabajo posterior y transmitirán de forma clara a todos los implicados su participación y en qué momentos deberán actuar.

  1. Establecer el programa del evento

Debemos establecer un programa para el evento en torno a la siguiente estructura: recepción de los invitados; ordenación de asistentes; explicación del objeto del acto, así como visita si procede; ejecución del hecho motivador (inauguración, entrega de premios…); discurso del anfitrión o invitado de honor; encuentro entre anfitrión e invitados (almuerzo, cena, cóctel…) y, para finalizar, la despedida.

  1. Comunicación

Será esencial construir un plan de comunicación adecuado y personalizado para el éxito del evento.

Se establecerán el mensaje, la promoción, los medios de comunicación a quienes se informará para que lo cubran, la difusión a realizar en las distintas redes sociales o únicamente en aquellas más adecuadas a nuestro sector, la invitación a los líderes de opinión o influencers adecuados para que incluyan nuestro evento en sus próximos contenidos, la creación de una newsletter específica para el evento, etc.

Pasos claves para organizar un evento
Pasos claves para organizar un evento
  1. Coordinación durante el evento.

Para que el evento se desarrolle con fluidez, como una “representación teatral” perfecta, es necesario que todo esté coordinado, que sus protagonistas conozcan el rol que tienen o interpretan y que la interacción entre ellos se realice de forma natural.

En este caso son esenciales dos aspectos: una comunicación clara al anfitrión de todo lo que va a acontecer para que pueda conocer perfectamente el desarrollo del evento; y sobre todo la realización de un ensayo previo que sirva para prever posibles incidencias que puedan suceder o se hayan detectado.

  1. Análisis del resultado tras la celebración.

Para poder mejorar aspectos que hayan acaecido y podamos detectarlos en próximas realizaciones será necesario un análisis. Ese análisis nos lleva a mejorar, y con ello podremos crecer, dirigiendo esfuerzos a la expansión a la que toda organización turística aspira. El líder del equipo deberá reunirse con los principales participantes (cliente, supervisores y proveedores) para identificar los puntos fuertes del trabajo y otros necesarios modificar o eliminar en próximas actividades.

Como vemos, cualquier organización de evento debe seguir una serie de pasos marcados para desarrollar una correcta ejecución. Hemos determinado los principales pero, sin duda, podríamos enriquecerla con muchos otros. Cada experiencia que tengamos nos proporcionará mayor conocimiento y mejorará la siguiente, sin duda.

 

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